Débordés ? Voici la méthode pour gérer ses priorités

Votre téléphone sonne constamment ? Vous recevez 50 emails par jour mais vous n’avez le temps de ne répondre qu’à 10 ou 15 ? Vous rentrez le soir et vous n’avez aucune idée de comment organiser votre soirée, entre les enfants, le repas à préparer et du temps pour votre couple ?

Pour gérer mes priorités, j’applique une méthode simple, qui me permet de ne plus jamais me laisser déborder par le temps (ou alors il faut vraiment que je le fasse exprès).

Je vais vous la livrer. Il s’agit de lister toutes les activités que l’on doit faire, et ensuite de les classer selon un ordre bien précis.

En fait, il y a trois critères à prendre en compte lorsque l’on veut gérer ses priorités.

Le premier, c’est l’urgence. Reprenez toutes les activités que vous venez de lister, et classez les dans l’ordre d’urgence, les plus urgentes en premier, bien sûr.

Le second, c’est l’importance. Certaines tâches vont être urgentes mais pas forcément importante. Par exemple, votre vieille tante organise un repas de famille et vous a demandé de choisir dans le menu entre la viande et le poisson. Vous devez lui donner votre réponse avant demain midi. La tâche est urgente, il faut que vous la rappeliez ou lui envoyiez un mail pour lui répondre, mais elle n’est pas vraiment importante : viande ou poisson, vous aimez les deux, et à la limite, peu importe ce qui se trouvera dans votre assiette.

Le troisième et dernier critère à rajouter, c’est la facilité d’exécution de la tâche. Par exemple, pour reprendre l’exemple au dessus, la tâche est simple à effectuer : faites votre choix entre viande et poisson et décrochez votre téléphone. Au pire, votre tante vous embêtera cinq minutes à vous poser tout un tas de questions indiscrètes, mais ce n’est pas bien compliqué.

L’idée, derrière ce dernier critère, c’est d’évaluer la dépense d’énergie que nécessitera l’exécution de la tâche. Je rajoute même de temps un temps un critère qui vient compléter celui-ci, il s’agit de la durée que va prendre cette tâche, dans le temps. Elle peut être importante, urgente et facile d’exécution, s’il faut passer 3 heures pour la mettre en place, c’est galère quand même.

Ensuite, pour gérer vos priorités, je vous recommande d’agir ainsi :

• 1/ tâches urgentes, importantes, faciles d’exécution.
• 2/ tâches urgentes, moins importantes, faciles d’exécution
• 3/ tâches urgentes, importantes, difficiles d’exécution
• 4/ tâches urgentes, moins importantes, difficiles d’exécution
• 5/ tâches non-urgentes, importantes, faciles d’exécution
• 6/ tâches non-urgentes, moins importantes, faciles d’exécution.
• 7/ tâches non-urgentes, importantes, difficiles d’exécution
• 8/ tâches non-urgentes, moins importantes, difficiles d’exécution

Gérer ses priorités : pourquoi commencer par les tâches faciles d’exécution ?

Tout simplement car, quand on s’attaque à une liste absolument énorme, on est bien content de voir diminuer un paquet de tâches en seulement quelques minutes. Ca donne du baume au cœur pour s’attaquer aux tâches plus ardues, qui prendront plus de temps.

Voila, c’est la manière dont je gère mes priorités depuis quelques mois, et pour le moment je m’en sors très bien. Et vous, comment faites-vous ? Que pensez-vous de cette méthode ?